妄想農家の気ままなブログ

仙台でソーシャルファームを目指している園主の気ままなブログです

資料の整理整頓を学ぶ

あなたは整理整頓、うまく出来ていますか?

 

私は掃除は好きなのですが、何かをまとめるとか整理するというのは少々苦手

メモもとりまくりますが整理する暇もなく、ただ積み上げています。

あとになって整理しようにも量が多いので、挫折しかけたり。

 

最近になって、仲間を真似て資料をファイルごとに分け、ファイリング⇒整理整頓するすべを学び始めました。

 

仕事をお願いしている税理士さんからご指導いただいたことを他に応用させています。

私と同じ資料の整理整頓が苦手な方がいたら、、、参考にしてみてください。

 

【1】資料を項目ごとに分け、ファイリング

いろんな資料が沢山積み上がっている、、、、そんな状態の時にはまず、仕分けから。

 

例えば、取引先ごと、参加したセミナーごと、年度ごと、栽培品目ごと、、、等。

 

最初にざっくりと仕分けする項目を決めたら、あとは積み上げた資料を振り分けます。

 

私の場合はと言うと、、、、

取引先

作業日誌

イデア殴り書き

事業計画

栽培資料

◯◯統計

といった感じにまずは資料を分けています。

 

分けたら、あとはファイリングするだけ!

まずは積み上げた資料がスッキリ整理されます。

 

【2】ファイルの管理

次にどう資料を管理していくか、ということです。

ここが私にとっては一番苦手なところです。

 

私の場合は、いくつかのパターンに分けるようにしています。

 

①大事な書類やファイルは長期保存

これは数年〜数十年単位で保管しないいけない資料。

契約書とか取引先とのやり取りとか会計書類。

法律で決まっているものもありますよね。

こういった書類は、3年ほど棚に並べて、4年目以降は保管箱にいれて倉庫に保管します。

 

②アイデアやメモ等

私の場合は、裏紙にどんどんアイデアやメモを残しています(赤羽雄二「ゼロ秒思考」を参考)。

この裏紙を定期的(2週間に1回程度)見ます。

深く考えずに、ここでも仕分けを行います。

既に終わった案件か、今後に事業計画に必要か、来年の作付けに必要かなど。

既に終わった案件で残す必要がないものはまとめて再利用資源へ。

他は、別のファイル(事業計画や作付け資料)のファイルへ移します。

こうすることで「あれあの資料どこにやったっけ?」とならないようにしています。

 

私はよく「あれあの資料どこだっけ?」と探して、時間を無駄にしてしまうことが多々、、、(苦笑

 

③栽培資料やセミナー等の資料

栽培資料については、PCで資料を管理しています。

私はMacでJabRefというものを使いながら、管理。

紙ベースのものは、学会・年度ごとでファイルしています。

 

セミナー資料については、半年に1回程度資料を見て、残すもの残さないものを振り分けます。

残す残さないの基準は、既に仕事やプライベートでセミナーで学んだことを実践しているか否かという基準です。

半年以上、実践せず資料にも目を通さないものは再利用資源へ行きます。

 

統計資料は数年に一度、統計が変わるので、最新のものが出た時点で古いものは再利用資源へ。

 

 

いかがでしたか?

当たり前といえば、当たり前かもしれないです。

でも、これが苦手なんですよね〜

 

今日は、一日雨、明日も宮城では午前中に台風が通過するとのことで、

久しぶりに資料の整理整頓をしていました。

 

猫達に邪魔されながらも終了。

なんだか整理整頓したら頭もすっきりした気分です。

 

自然農園MITU

 

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